1. Vì sao công ty môi giới cần Đơn đề nghị xử lý tiền giao dịch?
Trong bán hàng bất động sản sơ cấp, việc nhận tiền từ khách hàng thường phát sinh nhiều tình huống sau:
-
Khách đồng ý chuyển tiền sang Chủ đầu tư
-
Khách muốn đổi sang dự án khác
-
Khách yêu cầu tra soát giao dịch
-
Giao dịch không tiếp tục và cần hoàn tiền
👉 Nếu xử lý chỉ bằng lời nói, sàn môi giới rất dễ:
-
Bị khiếu nại
-
Bị hiểu sai trách nhiệm
-
Gặp rủi ro pháp lý về dòng tiền
➡️ Đơn đề nghị xử lý tiền giao dịch là căn cứ pháp lý để:
-
Thể hiện ý chí của khách hàng
-
Bảo vệ công ty môi giới
-
Chuẩn hóa quy trình nội bộ
2. Khi nào sales cần cho khách ký đơn này?
Sales bắt buộc sử dụng mẫu đơn khi xảy ra một trong các trường hợp:
-
Khách không tiếp tục mua sản phẩm ban đầu
-
Khách đồng ý chuyển tiền sang Chủ đầu tư
-
Khách yêu cầu xử lý lại tiền đã nộp
-
Có thay đổi dự án, sản phẩm, phương án giao dịch
👉 Nguyên tắc:
Có xử lý tiền → có đơn → có chữ ký.
3. Hướng dẫn chi tiết từng nội dung trong đơn
3.1. Trường hợp 1: Ủy quyền chuyển tiền sang Chủ đầu tư
📌 Áp dụng khi:
-
Dự án đủ điều kiện ký HĐMB
-
Khách đồng ý giao dịch trực tiếp với Chủ đầu tư
📌 Ý nghĩa pháp lý:
-
Khách chủ động ủy quyền
-
Công ty môi giới không tự ý chuyển tiền
-
Tránh tranh chấp sau này
📌 Lưu ý cho sales:
-
Giải thích rõ: công ty chỉ là đơn vị trung gian
-
Đính kèm thông tin Chủ đầu tư/đơn vị được ủy quyền
3.2. Trường hợp 2: Tra soát nội dung giao dịch
📌 Áp dụng khi:
-
Khách chưa rõ dòng tiền
-
Có sai sót thông tin nộp tiền
-
Cần xác nhận trạng thái giao dịch
📌 Sales cần hướng dẫn khách ghi rõ:
-
Tra soát nội dung gì
-
Liên quan đến khoản tiền nào
-
Mong muốn xử lý ra sao
👉 Không ghi chung chung như “đề nghị kiểm tra lại”.
3.3. Trường hợp 3: Chuyển sang dự án khác
📌 Áp dụng khi:
-
Khách không mua dự án ban đầu
-
Muốn giữ tiền để chọn dự án khác cùng hệ thống
📌 Lưu ý quan trọng:
-
Chỉ chuyển khi có sự đồng ý bằng văn bản
-
Không tự ý “giữ tiền cho khách”
-
Việc chuyển dự án phải phù hợp quy định nội bộ
👉 Đơn này là căn cứ để không phải hoàn tiền ngay, nhưng vẫn minh bạch.
3.4. Trường hợp 4: Hoàn tiền
📌 Áp dụng khi:
-
Giao dịch chấm dứt
-
Khách không tiếp tục mua
-
Hai bên thống nhất hoàn tiền
📌 Sales cần lưu ý:
-
Ghi rõ số tiền hoàn
-
Hình thức hoàn (chuyển khoản/tiền mặt)
-
Thông tin tài khoản chính xác
👉 Sau khi hoàn tiền xong, nên kết hợp ký thêm Biên bản hoàn cọc để kết thúc giao dịch an toàn.
4. Quy trình chuẩn đề xuất cho công ty môi giới
Bước 1: Sales tiếp nhận yêu cầu từ khách
Bước 2: Cung cấp mẫu Đơn đề nghị xử lý tiền giao dịch
Bước 3: Khách điền – ký – đính kèm chứng từ
Bước 4: Công ty xử lý theo nội dung đã chọn
Bước 5: Lưu hồ sơ & phản hồi kết quả cho khách
👉 Quy trình này giúp:
-
Minh bạch dòng tiền
-
Tránh khiếu nại
-
Dễ kiểm soát nội bộ
5. Những sai lầm cần tránh tuyệt đối
❌ Sales tự ý hứa hoàn tiền
❌ Chuyển tiền khi chưa có đơn
❌ Gộp nhiều khách vào 1 đơn
❌ Không lưu hồ sơ xử lý tiền
👉 Nhớ kỹ:
Sai ở khâu tiền = rủi ro lớn nhất của sàn môi giới.
6. Kết luận
Đơn đề nghị xử lý tiền giao dịch không phải thủ tục rườm rà, mà là:
-
Công cụ bảo vệ pháp lý
-
Căn cứ làm việc minh bạch
-
Chuẩn mực chuyên nghiệp của sàn phân phối sơ cấp
Công ty môi giới càng chuẩn hóa sớm, thì:
-
Sales càng an tâm bán hàng
-
Khách hàng càng tin tưởng
-
Doanh nghiệp càng phát triển bền vững
